Samarbete kring Digitalt signerade formulär

Bakgrund

Under en längre tid har det nu varit möjligt att använda sig av elektroniska signaturer för att identifiera sig och teckna avtal. De stora aktörerna på marknaden utgörs av bankerna och Telia. Sättet för marknadens aktörer att ta betalt för tjänsten är genom att ta betalt för valideringen av signaturen.

Idag finns möjligheten för kommuner under 25 000 invånare att teckna förmånliga avtal länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster för valideringstjänsten utan rörliga kostnader via Statens inköpscentral. Kommuner över 25 000 invånare kan också teckna sig till detta avtal men då till ett högre pris och med rörliga kostnader. Kostnader för systemlösningar tillkommer.

Mariestads lösning

Mariestads kommun använder en teknik som idag erbjuder möjlighet för sina medborgare att fylla i formulär via webben, signera dessa med en e-legitimation och skicka in blanketten elektroniskt till respektive förvaltning. Till dags dato finns ca 50 digitala formulär publicerade. Exempel på en blankett länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Formulären är skapade med hjälp av Adobe Acrobat Professional. Tekniken möjliggör bevarande av ursprungsutseende, inbäddning av signatur, vidhäftning av validering och möjlighet till nedsparning i ett långtidsbevarande format ISO-19005-2 (pdf/a-2). Detta motsvarar Riksarkivets krav på att formulärstrukturer som fylls i t.ex. på en hemsida ska bevaras tillsammans med ifyllda uppgifter.

För kommunen innebär det att en elektronisk blankett kommer in via en fördefinierad e-postlåda, den signerade handlingen skrivs in som ett ärende och utgör även bilaga till ärendet. Ett framtida mål är att formulärets fält via en granskningsfunktion ska kunna kopplas till ärendehanteringssystemet.

Arbetsgång

Mariestads kommun prioriterar arbetet enligt följande för att få en digital hantering ”hela vägen”:
1. Inleder försök med att vidimera att inskannade dokument stämmer överens med pappersoriginalen genom att vidhäfta en kvalificerad elektronisk signatur i pdf/a-dokumentet i syfte att minimera pappershantering
2. Validering av inkomna elektroniska signaturer (avser detta samarbete)
3. Kvalificerad elektronisk signatur på inkommande handlingar motsvarar analog stämpel
4. Bygga upp kvalificerad elektronisk signatur för utgående handlingar

(Från den 1 januari 2001 gäller lagen om kvalificerade elektroniska signaturer (SFS2000:832 länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster ) i Sverige. Lagen är en implementering av Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG om elektroniska signaturer, kräver id-bärare på legitimation utfärdad av Skatteverket. Mariestad siktar mot att kunna använda Siths-korten som ID-bärare inom en kort framtid.)

Det akuta problemet

Det finns idag två leverantörer som är godkända att leverera tjänster för validering. Dessa är Logica Sverige AB och Visma Sirius IT AB. Logica säger sig inte klara av att validera signaturer i pdf-formulär skapade i Adobe acrobat. Visma Sirius IT erbjuder sig till en kostnad av 250 konsulttimmar att utveckla en lösning vilken de inte kan ta något ansvar över. Båda parterna beskriver huvudproblemet så här:
Vid signering får användaren upp 2 certifikat som inte kan skiljas åt
- Certifikat för transaktioner
- Certifikat för signering

Detta betyder att ungefär 50 % av signeringarna görs med fel certifikat och kan då inte godkännas vid validering.

Detta är idag ett problem, som hindrar effektivt nyttjande av formulären. Dessutom saknas en vilja från leverantörssidan att utveckla de verktyg som krävs. För att skapa större ”förändringstryck” behövs därför en samling av kommuner för att kunna visa på ett starkt, utbrett kundbehov.

Grov preliminär tidplan

Utskick till Sambruks nätverk 25/1
Feedback från nätverket/intresseanmälan 29/2
Ev första nätverksmöte för planering av fortsättning 6/3

Förslag till samverkan

Mariestad kommun erbjuder andra kommuner att återanvända framtagna blanketter. Kommuner under 25 000 invånare har möjlighet att teckna ett förmånligt fast avtal för bank-id.

Sambruks kommuner kan på detta sätt få ett billigt, effektivt och samverkande sätt att arbeta med formulär på webben. Mariestads kontaktperson erbjuder sig att realisera en konkret process kring hur formulären skapas, läggs i ett blankettarkiv och som sedan nås av medborgaren.

Kommunerna förutsätts i samverkan påvisa behovet av att utveckla en teknisk lösning för att validera signaturer i pdf-formulär framtagna i Adobe acrobat.

Sambruk åtar sig att utgöra part i diskussioner och förhandlingar med leverantörerna av elektronisk identifiering.

Kommunerna förutsätts att solidariskt dela på eventuella utvecklingskostnader gällande valideringsfunktionen.

Förfrågan till Sambruks medlemmar:
Förslagsvis genomförs ett telefonmöte per telefon 6/3 där intresserade kommuner kan framföra frågor till Mariestads kontaktperson. Därefter samlas intresserade, i samband med Sambruks vårkonferens 25-26 april, till ett möte kring specifikations- och kravställningsprocessen och diskussion kring samverkansformer.

Bilaga 1 - Digital Signering PDF (pdf, 150 kB)

Samarbete Digital Signering PDF (pdf, 72 kB)

Mariestad kommuns kontaktperson
Thomas Lindkvist
thomas.lindkvist@mariestad.se
0501-75 60 40

Intresseanmälan skickas senast 2012-02-29 till
Lotta Ruderfors
Föreningen Sambruk
lotta.ruderfors@sambruk.se

Ämnessök

Sambruk
Säte: c/o Sandvikens kommun, Kommunkansliet, 811 80 Sandviken
Postadress: c/o Sandbacka Park, Högbovägen 45, 811 32 Sandviken
Organisationsnummer: 802428-2785