Samarbete DÄHS 2012

Under dagen diskuterades samverkan för anskaffning av dokument- och ärendehanteringssystem utifrån kommunernas behov och information gavs från Sambruks tidigare projekt som påverkar en sådan anskaffning.

Från projektet Elektroniskt bevarande deltog Caspar Almalander som informerade från etapp II och Riksarkivets pågående projekt.

Han påpekade vikten av att ha ett gemensamt ”språk”, begreppsbildning, vilket är delprojekt 1 i Riksarkivets projekt.

Av vikt för DÄHS2012 påpekades:

• Juridiska villkor
• Leveranshandledning
• Checklista

Isak Nyberg informerar från ett tidigare Sambruksprojekt kallat DÄHS och även från Skellefteå kommuns införande.

Av vikt för DÄHS2012:

• Tänk igenom och ge rätt mandat till projektorganisationen
• Informera, informera, informera
• Nyttovärdera, bra som en del för beslutsunderlag
• Utvärdera

Johanna Fransson, var projektledare för Sammanhållen ärendehantering och beskriver införandet av dähs som pågår i utvalda förvaltningar i Malmö Stad.

Av vikt för DÄHS2012:

• Kräv att leverantören beskriver sin lösning i kravspecifikationen på ett sätt som kan förstås av användarna
• Kravställ inte med mjuka formuleringar; ange raka krav
• Fundera över utvärdering; anlita interaktionsdesigner istället för intern personal

Bertil Thunberg och Sven-Håkan Olsson redogör för Sambruks projekt ”Sammanhållen Ärendehantering”.

Påpekar att Sammanhållen ärendehantering innebär:

• Ökat medborgarfokus; möjlighet att se sina ärenden samlat
• Ökad inre effektivitet; samordnar ärenden som berör flera förvaltningar/organisationer

Vidare presenteras ärendeknutpunkt:
I ärendeknutpunkten samlas nödvändig information om diariehändelser och andra viktiga händelser för ett ärende. Ärendeknutpunkten ger information till Mina Sidor, kontaktcenter/medborgarkontor samt utgör statistikunderlag. Informationen i knutpunkten hämtas till stor del från verksamhetsapplikationer och ärendehanterings-system genom integrationer.

Ex på nytta med en ärendeknutpunkt:

• Servicelöften till medborgarna
• Enklare att följa uppsatta mål

Dagen avslutas med att deltagarna diskuterar nuläge, och ger förslag till projekt att gå vidare med. Deltagarna förankrar/avstämmer i respektive kommun kring deltagande i ett projekt och ett uppföljande telefonmöte bokas för att konkretisera samverkan.