Elektroniskt bevarande etapp 2 slutrapporterat

Elektroniskt bevarande har delats in i följande delar som presenterades:
Huvudprojektet Kravspecifikation med vägledning som ska utgöra underlag för en upphandling, och sju delprojekt.
Leverans från verksamhetssystem – göra det möjligt för organisationen att planera och möjliggöra leverans från verksamhetssystem till e-arkiv.
Metadata och filformat – märkning av informationen, valet av metadata är grundläggande för skapandet av e-arkivet.
Marknadskartläggning – har undersökt vilka produkter som finns på marknaden och som motsvarar gruppens idé om ett e-arkiv
Checklista för digital arkivering – ska utgöra stöd för kommunens förberedelser vid införande av ett system för elektroniskt bevarande
Juridiska förutsättningar och konsekvenser – har tittat på lagstiftning, kommunalt perspektiv och styrdokument kring e-arkiv
Gemensamt elektroniskt arkiv – undersökt vilka alternativa samarbetsformer som kan vara möjliga.
Definition mellanarkiv – ”en möjlig teknisk lösning, som kan integreras i system för bevarande och som då med fördel kan styras genom detaljerade tekniska krav vid inleverans”

I projektet har 47 kommuner deltagit där deltagarna har delat kunskaper och erfarenheter. Deltagarna har varit aktiva både från arkiv, verksamhet och IT.

Projektets förslag till fortsättning
- Upphandla ramavtal för e-arkiv i januari 2012 eller snarast
- Samarbeta med Riksarkivet om att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer samt förvaltningsform
- Ta ställning till hur kravspecifikation och övriga dokument ska förvaltas och utvecklas
- Starta en utredning kring mellanarkiv som är gemensam för hela kommunen

Göran Kristiansson, Riksarkivet, presenterade projektet eArkiv och eDiarium som föreslås delas upp i delprojekten:
- Begrepp
- Intressentanalys
- FGS och funktionella krav eArkiv (metadata och specifikationer)
- FGS och funktionella krav eDiarium (metadata och specifikationer)
- Utvärdering av pilot
- Förvaltningsorganisation

Michaela Kanti, SKI (Inköpscentral) meddelade att ett projektdirektiv är under utformning och att projektplan och tidsplan kommer att presenteras inom kort.
SKI agerar som inköpscentral och utformar ramavtal som gäller för både kommuner och landsting.

Lotta Ruderfors, Sambruk, presenterade SGM (SambruksGemensamtMaterial) som är det regelverk som gäller för att göra Sambruks material tillgängligt för spridning, användning och vidareutveckling.

Dagen avslutades med diskussion om nästa etapp.

Rekommendationen för etapp 3 är att samverkan sker mellan SKL, Sambruk och KLS runt upphandling.
Efter överläggningar med Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt IT Forum Kommunförbundet Stockholms län (KSL) har det beslutats att starta ett nytt projekt med namnet e-arkiv. Projektet syftar till en gemensam upphandling av ett ramavtal för ett e-arkiv system och beräknas starta första kvartalet 2012.

Mer info och bilagor hittas under Elektroniskt bevarande

Projektets resultat och förslag till fortsatt handlingsplan kommer att presenteras som keynote vid Sambruks & Kommits höstkonferens 9/11 13.00.