Sambrusk logotyp, till startsidan

Gör som Mölndal - lägg tiden på rätt saker med hjälp av "den digitala medarbetaren"

Nu har ett antal kommuner i Göteborgsregionen, med Mölndal och Kungsbacka i spetsen, tagit första steget för att effektivisera det administrativa arbetet med hjälp av "den digitala medarbetaren" som är baserad på Robotstyrd ProcessAutomation (RPA). Först ut är ansökan om ekonomiskt bistånd men tanken är att fler processer ska automatiseras i framtiden.

Det var i samband med en studieresa till Trollhättan som tanken om att effektivisera processen för ekonomiskt bistånd mognade hos både it-chef och socialchef i Mölndal.

- Vi har en gemensam social- och arbetsmarknadsförvaltning och insåg att våra socialsekreterare behöver lägga sin tid och kompetens på rätt saker, som till exempel att få ut folk i arbete snarare än att sitta och mata in uppgifter i ett system, säger Annika Samuelsson, tillförordnad it-chef i Mölndal.

Frågan om att göra en gemensam upphandling av RPA togs upp av henne under ett nätverksmöte för digital utveckling i Göteborgsregionen, GR som är ett förbund av 13 kommuner och alla har valt att gå med.

- Det finns ett stort värde i att göra det tillsammans. Med en gemensam plattform har vi större möjlighet att dela både processer och utvecklingskostnader när vi ska automatisera fler processer, säger Annika.

Parallellt med upphandlingen, som förväntas vara klar i mars, görs nu en processkartläggning för ekonomiskt bistånd på förvaltningen. Ett arbete, som hon menar måste göras i verksamheten.

- Det är det stora jobbet. Det tar tid är att komma överens om hur hur arbetsprocessen ska se ut och beskriva den så tydligt att man kan programmera mjukvaran rätt, fortsätter hon

Målet för automatiseringen av ekonomiskt bistånd är att korta handläggningstiden från två veckor till 24 timmar och att det nya arbetssättet kan komma igång nästa höst.

- Det kommer att göra stor skillnad både för den som varje månad söker bistånd och för socialsekreterarna som kan lägga sin tid viktigare saker - på sånt som gör skillnad,avslutar Annika.

Britta Sandblom, Verkställande tjänsteperson i Föreningen Sambruk ser fram emot att följa GR:s upphandling av RPA.

- Det ska bli spännande att se hur deras lösning skulle kunna samspela med vår vidareutveckling av eAnsökan, säger Britta.

Fakta

  • RPA är en förkortning för Robotic Process Automation eller Robotstyrd ProcessAutomation som det heter på svenska och är ett datorprogram/mjukvara (inte fysisk robot) som ersätter manuellt administrativ arbete såsom rapportering, kvalitetssäkring och databehandling.
  • RPA förväntas minska kostnaderna, leda till ökad noggrannhet vid in- och utmatning av data, ge kortare ledtider och frigöra tid för handläggarna.
  • I projektgruppen/styrgruppen för upphandlingen ingår upphandlare, it-projektledare och verksamhetskunniga från socialtjänsten i Mölndal och Kungsbacka samt en representant från Göteborgsregionen (GR).
  • Andra kommuner är välkomna att ta del av upphandlingsunderlag och erfarenheter efter tilldelningsbeslut.

Denna nyhet publicerades i vårt nyhetsbrev v. 46

 

Sambruks trädet
Sambruk
Säte: c/o Sandvikens kommun, Kommunledningskontoret, 811 80 Sandviken
Postadress: c/o Sandbacka Park, Högbovägen 45, 811 32 Sandviken
Organisationsnummer: 802428-2785